Dados biométricos e LGPD no RH: o que a empresa precisa fazer

Por que dados biométricos são considerados sensíveis?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), instituída pela Lei nº 13.709/2018, classifica dados biométricos como dados sensíveis devido à sua capacidade única de identificar um indivíduo. Diferentemente de senhas ou PINs, que podem ser alterados, características biométricas como impressões digitais, reconhecimento facial e íris são permanentes e inerentes ao ser humano. Essa singularidade implica em um tratamento rigoroso e cuidadoso, exigindo das empresas um compromisso com a privacidade e a segurança dos dados dos colaboradores. A classificação como dado sensível não apenas demanda um nível elevado de proteção, mas também impõe restrições legais ao seu uso, tornando crucial que as organizações estejam cientes e em conformidade com a LGPD.

O que a LGPD exige para o tratamento de dados biométricos?

A LGPD estabelece diretrizes específicas para o tratamento de dados pessoais sensíveis, incluindo os biométricos. As empresas devem observar os seguintes requisitos:

• Base legal adequada: O tratamento de dados biométricos deve se apoiar em uma das bases legais previstas na LGPD, como o consentimento explícito do colaborador ou o cumprimento de obrigações legais.
• Finalidade específica: A coleta de dados biométricos deve ter uma finalidade bem definida, como controle de jornada de trabalho, segurança em áreas restritas ou acesso a sistemas sensíveis.
• Transparência: As empresas devem informar claramente aos colaboradores quais dados estão sendo coletados, a finalidade da coleta e como esses dados serão tratados, utilizando políticas de privacidade e comunicação interna.
• Segurança: Os dados biométricos devem ser armazenados de forma segura, com acesso restrito apenas a pessoas autorizadas. Medidas de segurança, como criptografia, autenticação em múltiplos fatores e controle de acesso, são essenciais.
• Retenção mínima: A empresa deve manter os dados apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados e garantir a eliminação segura após esse período.

Alternativas à biometria no controle de ponto

É recomendável que as empresas ofereçam meios alternativos de marcação de ponto para colaboradores que não se sentem confortáveis em utilizar a biometria. A imposição da biometria como única opção pode gerar questionamentos legais e éticos. Alternativas viáveis incluem:

• Cartões magnéticos ou de proximidade;
• Aplicativos de celular com funcionalidades de geolocalização;
• Registros manuais, respeitando as diretrizes da LGPD.

Essas alternativas não apenas promovem a inclusão, mas também demonstram a preocupação da empresa com a privacidade e o bem-estar dos colaboradores.

O papel do RH na conformidade com a LGPD

O departamento de Recursos Humanos (RH) desempenha um papel fundamental na implementação e manutenção da conformidade com a LGPD em relação ao uso de dados biométricos. As responsabilidades do RH incluem:

• Documentação da política: Criar e manter uma política de proteção de dados que aborde especificamente o uso de biometria, detalhando procedimentos de coleta, armazenamento e eliminação de dados.
• Treinamento: Capacitar os colaboradores que operam os sistemas de controle de ponto e acesso sobre as melhores práticas de segurança e as obrigações legais relacionadas à LGPD.
• Supervisão de fornecedores: Garantir que fornecedores de sistemas de ponto ou controle de acesso também respeitem as diretrizes da LGPD e implementem as medidas de segurança necessárias no tratamento de dados.
• Monitoramento contínuo: Realizar auditorias regulares para verificar a conformidade com a política de proteção de dados e identificar possíveis vulnerabilidades.

Como um sistema pode facilitar a conformidade?

A adoção de um sistema REP-P é essencial para garantir que as regras de tratamento de dados sejam seguidas de forma eficaz. Este sistema é responsável por gerar o arquivo AFD, conforme exigido pela Portaria MTP 671/2021, e aplicar automaticamente as regras de controle de jornada, incluindo tolerâncias, intervalos, horas extras e adicional noturno. A TiqueTaque é uma plataforma REP-P brasileira que se destaca por suas funcionalidades robustas, que incluem:

• Registro por reconhecimento facial: Proporciona segurança e agilidade no registro de ponto, reduzindo fraudes.
• App com GPS e cerca virtual: Ideal para equipes externas, garantindo que o registro seja feito no local correto.
• Modo offline: Permite que a equipe registre ponto mesmo sem conexão à internet, garantindo a continuidade das operações.
• Apuração automática de jornada: Facilita a gestão do tempo trabalhado, evitando erros e garantindo a conformidade com a legislação.
• Arquivo AFD: Gera automaticamente o arquivo necessário para fiscalização, simplificando a rotina de compliance.
• Multi-CNPJ/multi-filial: Atende empresas de qualquer porte, desde pequenas até grandes redes e franquias.

Essas funcionalidades tornam a TiqueTaque uma solução adequada para empresas que buscam não apenas conformidade com a legislação, mas também eficiência na gestão de seus colaboradores.

Resumo

O uso de dados biométricos no RH exige uma abordagem cuidadosa e alinhada com a LGPD, que inclui a definição de uma base legal, a especificação de finalidades, a implementação de medidas de segurança, a retenção mínima de dados e a oferta de alternativas. A transparência no tratamento de dados é fundamental para garantir a conformidade e proteger a privacidade dos colaboradores. O RH deve ser proativo na documentação, treinamento e supervisão dos processos relacionados ao uso de dados biométricos, enquanto um sistema adequado, como a TiqueTaque, pode facilitar a aplicação das regras e garantir a integridade dos registros.

Perguntas frequentes