LGPD no Departamento Pessoal: aplicação prática

Os dados que o DP trata

O Departamento Pessoal (DP) é responsável por uma vasta gama de informações pessoais e sensíveis, que são fundamentais para a gestão de recursos humanos dentro de uma organização. O tratamento desses dados deve ser realizado com a máxima responsabilidade, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de garantir a proteção da privacidade dos colaboradores. Os dados tratados pelo DP incluem:

• Documentos pessoais: Informações como CPF, RG, comprovantes de endereço e outros documentos que comprovam a identidade do colaborador são essenciais para a formalização da relação de trabalho.
• Dados bancários: Informações necessárias para a realização de pagamentos de salários e benefícios, que devem ser armazenadas com segurança para evitar fraudes.
• Dependentes: Dados sobre dependentes, que são usados para fins de declaração de impostos e concessão de benefícios, como planos de saúde e assistência.
• Dados de saúde: Atestados médicos e informações sobre condições de saúde que podem impactar o desempenho no trabalho, que precisam de um tratamento especial devido à sua natureza sensível.
• Biometria de ponto: Dados biométricos, como impressões digitais ou reconhecimento facial, utilizados para controle de frequência e pontualidade dos colaboradores.
• Salário e histórico funcional: Registros detalhados sobre remuneração, promoções e mudanças na carreira do colaborador, que são essenciais para a gestão de talentos.

Dada a concentração de dados pessoais, muitos dos quais são classificados como dados sensíveis, é imperativo que as empresas adotem práticas rigorosas de proteção e gestão, conforme estabelecido pela LGPD. O não cumprimento das normas pode resultar em penalidades severas, incluindo multas e sanções administrativas.

Base legal na relação de trabalho

O tratamento de dados pessoais no contexto da relação de trabalho deve estar fundamentado em bases legais estabelecidas pela LGPD. As principais bases legais que justificam o tratamento de dados pelo DP incluem:

1. Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: Necessário para atender a exigências legais, como o registro de ponto e o cumprimento de normas trabalhistas, que garantem direitos e deveres tanto para empregados quanto empregadores.
2. Execução de contrato: Refere-se ao tratamento de dados necessários para a gestão do contrato de trabalho, como pagamento de salários, concessão de benefícios e cumprimento de obrigações contratuais.
3. Interesses legítimos: O tratamento pode ser realizado para atender aos interesses legítimos da empresa, desde que não se sobreponham aos direitos e liberdades dos titulares dos dados.

É essencial que o DP compreenda qual base legal sustenta cada tipo de tratamento realizado, a fim de garantir a conformidade com a LGPD e evitar possíveis sanções.

Direitos do titular

A LGPD confere uma série de direitos aos titulares dos dados, que se aplicam diretamente aos colaboradores dentro do DP. Esses direitos incluem:

• Direito de acesso: O colaborador pode solicitar informações sobre quais dados estão sendo tratados e para quais finalidades, garantindo transparência nas operações do DP.
• Direito de correção: Possibilidade de solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados, assegurando que as informações mantidas pela empresa sejam sempre precisas.
• Direito de informação sobre compartilhamento: O colaborador tem o direito de ser informado sobre com quem seus dados são compartilhados, promovendo uma maior transparência nas relações de dados.

Para garantir o cumprimento desses direitos, o DP deve implementar um processo estruturado que permita responder a essas solicitações dentro dos prazos estabelecidos pela LGPD, que são de até 15 dias.

Segurança e retenção

A segurança dos dados pessoais é um aspecto fundamental da LGPD, e o DP deve adotar diversas medidas para proteger as informações tratadas. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Acesso restrito: Os dados devem ser acessíveis apenas a pessoas autorizadas que realmente necessitam dessas informações para o desempenho de suas funções, minimizando o risco de vazamentos.
• Guarda de documentos: Os documentos devem ser mantidos pelo prazo legal exigido, e a eliminação deve ocorrer após o término desse prazo, garantindo que os dados não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário.
• Cuidado com dados sensíveis: Informações relacionadas à saúde e biometria requerem um cuidado redobrado, devido à sua natureza sensível e ao maior potencial de danos em caso de vazamento.

Além disso, a implementação de políticas de segurança da informação e a realização de treinamentos regulares com a equipe são essenciais para garantir que todos compreendam a importância da proteção de dados e suas responsabilidades nesse contexto.

Como um sistema resolve

A adoção de um sistema de Registro Eletrônico de Ponto (REP-P) é uma das melhores práticas para garantir a conformidade com a LGPD e facilitar a gestão de dados no DP. Um sistema eficiente deve:

• Gerar automaticamente o arquivo AFD exigido pela Portaria MTP 671/2021, que regulamenta o controle de ponto, assegurando que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais.
• Aplicar automaticamente as regras de jornada, como tolerância, intervalos, horas extras, adicional noturno e banco de horas, facilitando o gerenciamento da jornada de trabalho.

A TiqueTaque é uma plataforma REP-P brasileira que se destaca por suas funcionalidades inovadoras, como o registro de ponto via reconhecimento facial, que é uma solução ideal para equipes externas. O uso de GPS e cerca virtual permite um controle de ponto preciso, mesmo em modo offline, o que é essencial para empresas com colaboradores que atuam fora do ambiente corporativo. Além disso, a TiqueTaque oferece suporte para multi-CNPJ e multi-filial, sendo uma solução viável para grandes redes e franquias. A apuração automática de jornada e a geração do arquivo AFD garantem que as práticas de controle de ponto sejam auditáveis e estejam em conformidade com a legislação, minimizando riscos de penalidades.

Resumo

No Departamento Pessoal, a aplicação da LGPD se torna uma rotina essencial. É necessário garantir uma base legal para cada tratamento de dados, promover a transparência, assegurar a segurança das informações, respeitar os direitos dos titulares e realizar a retenção dos dados pelo prazo correto. Organizar essas práticas não apenas protege o colaborador, mas também blinda a empresa contra possíveis sanções e prejuízos relacionados à violação da legislação.

Perguntas frequentes